Матрицата на Айзенхауер - Използване на времето правилно

В нашата безумно забързана епоха изглежда, че времето не просто минава, а лети със скоростта на свръхзвуков самолет. В такъв кръговрат от събития и дни, натоварени с маса дела и планове, често не можем да реализираме и половината от замисленото. И искам да успея за всичко. Как да използваме правилно времето с помощта на матрицата на Айзенхауер, ще разгледаме по-подробно.

Времето е всичко, което имаме. Добре или лошо ще живеем живота си пряко зависи от това как и за какво прекарваме времето, което ни е отредено. А тези, които мечтаят да могат да направят много по пътя си, като правило се научават как ефективно да управляват времето си. Управлението на времето (управлението на времето) не е нищо повече от планиране. Именно тя помага да спрете да се тревожите за горчивото усещане, че времето е малко, че то силно липсва и поради това няма време да се направи нищо.

Едно време известният американски военен и политически лидер Дуайт Дейвид Айзенхауер, който беше и президент на Съединените щати, сериозно се зае с търсенето на решение на проблема с ефективното планиране. И той успя да намери решение на този проблем, дори измисли своето система за управление на времето.

Така се случи, че човешкият мозък по-лесно и по-добре възприема структурираната информация, тоест въведена в определена система, разбита на рафтове. В същото време би било хубаво да визуализирате тези рафтове, да ги направите визуални, например, с помощта на някакви диаграми или диаграми.Именно този принцип на разпределение на случаите е в основата на матрицата на Айзенхауер, която е един от водещите методи на теорията за ефективното управление на времето.

Визуализацията на плана на делата и действията с помощта на матрицата е много проста. Начертайте квадрат върху хартия, разделете го с две перпендикулярни линии на четири равни полета. Трябва да получите прозорец с решетка под формата на кръст. Тези полета ще разделят вашите дела на 4 групи, всяка от които ще зависи от признаци на важност / незначимост и спешност / неспешност. Полетата, образувани от пресечната точка на линиите, се наричат ​​квадранти (математическа концепция) и се обозначават, както следва:

• Квадрант А (важни и неотложни задачи);
• Б квадрант (важни, но не спешни задачи);
• S квадрант (не важни, но спешни задачи);
• Квадрант D (неважни и неспешни задачи).

Матрицата на Айзенхауер има както предимства, така и недостатъци. Нека опишем и двете и да започнем с ползите.

• Въпреки името си "матрица", което предполага нещо сложно, системата всъщност е много лесна за разбиране и прилагане без никакви затруднения.
• Случаите, целите и задачите са разделени само в 4 категории, това помага да се ориентирате по-добре в тях.
• Разпределението на задачите според критериите за спешност и важност ви позволява да избутате неспешни и маловажни въпроси на заден план, като по този начин давате важни и спешни на преден план. Така става анализът и филтрирането на случаите. Тези, за които изобщо не е нужно да отделят време, се елиминират.
• Основното предимство е, че матрицата позволява да се направят разходите за време възможно най-ефективни, което от своя страна дава възможност да се завърши всичко навреме.

Има и недостатъци на тази система.

• Матрицата е неефективна при дългосрочно планиране. Подходящ е за извършване на текущи дела или такива, които се изчисляват за близко бъдеще.
• Когато няма ежедневни цели, тогава няма нужда да се прилага такава система.
• За да използвате ефективно матрицата, трябва бързо и точно да разпределите целите в групи. За да направите това, е необходимо да разберете на кои от тях може да се присвои „важната“ степен и кои цели не са много важни, кои трябва да бъдат изпълнени спешно и кои са по избор. Такова обучение отнема време, тоест матрицата не започва да "работи" за вас веднага, но това е минус.
• И в резултат на предишния параграф може да има грешки с точността на присвояване на случаите на определен статус.

Нека разгледаме всеки квадрант на матрицата по-подробно.

Ако сте майстор на планирането, тогава квадрантът А ще бъде празен. Ако в него има случаи, това показва лошата ви организация. Приемате образование по въпросите на бързите работни места и блокажи. Причината за тази картина по правило е мързел.

Или може да разпределите погрешно приоритетите. Разбира се, понякога такива ситуации са допустими, но когато това се наблюдава систематично, тогава просто е необходимо да се работи върху личната самодисциплина. За да се избегне „утаяването“ на прищявката в квадрант А, е необходимо своевременно да се справите със задачите, въведени в останалите полета.

Но все пак може да се направи малък списък със задачи в квадрант А. Не може да бъде:

• здравословни проблеми;
• дела, чийто провал може да провокира появата на проблеми, да влоши качеството на живот, да застраши благополучието в семейството и работата;
• случаи, чийто провал значително ще усложни пътя към постигане на основните цели или ще доведе до техния провал;
• изход от различни аварийни и кризисни ситуации.

Ако все пак имате много точки в този квадрант, тогава хвърлете всичките си усилия, за да ги премахнете. И не забравяйте, че изпълнението на някои елементи от списъка с важни и спешни може да бъде преадресирано, делегирано на някое от доверените лица, не е необходимо да поемате цялата тежест на всички въпроси само върху себе си.Този подход ще ви помогне да се справите по-бързо с пълнотата на квадрант А.

Наблюденията показват, че хората, които дават предпочитание на решаването на проблеми от квадрант Б, стават най-успешни, изкачват се по-бързо по кариерната стълбица, са най-богатите финансово, не им липсва време и живеят хармоничен, пълноценен живот. Неспешните задачи принадлежат към категорията на най-обещаващите и приоритетни и ако човек им обръща основното си внимание, тогава всичко му върви както трябва.

Трябва да се има предвид, че липсата на спешност в група Б понякога води до забавяне на изпълнението на очертаните точки и те мигрират към група А, където вече ще изискват бърза реакция. Ако решавате важни, но не много спешни задачи постепенно и редовно, тогава този процес ще бъде спокоен и ефективен. Трябва да подхождате отговорно към този вид бизнес, а липсата на спешност ви позволява напълно да контролирате напредъка на случая, да доведете всички детайли до идеала, ясно да обмислите всички стъпки, като по този начин в крайна сметка получите продуктивен резултат.

Матрицата на Айзенхауер ни учи преди всичко да приоритизираме правилно. Това означава, че най-важното в планирането е умението да разграничавате важните неща, които ви водят към големи цели, от второстепенните. Задачите, които трябва да бъдат включени в група C, не са важни, по същество те отвличат вниманието от основните цели на случая, не допринасят за напредъка, а напротив, само забавят процеса на развитие. Често те пречат на концентрацията върху постигането на важни цели и по този начин намаляват ефективността на миналото време.

Не бъркайте спешни въпроси от поле C, които са маловажни, със спешни въпроси от поле A, които са просто изключително важни. Това, като правило, води до факта, че наистина важното остава на заден план. Ярък пример за такава ситуация могат да бъдат срещи, наложени от някой отвън, които не са необходими за вас, или празни дълги разговори, ходене на партита и тържества, покани за които идват от хора, които не представляват интерес за вас, някои домакински задължения, повреда на домакински уреди и други подобни. Да, това трябва да се направи спешно, но решаването на тези задачи не е жизненоважна необходимост и техният провал не води до проблеми.

Класовете от тази група не дават нищо, напротив, могат да навредят. Те трябва да се опитат да бъдат отложени за по-късно и е по-добре да ги игнорирате напълно. Но трябва да познавате врага от поглед – определено трябва да направите списък с такива „вредители“ в поле D, защото именно това са дейностите, които „изяждат“ нашето време. Именно тези случаи са толкова примамливи и привлекателни за много хора със своята простота и обещават да подарят релакс и удоволствие, да прекарат времето си в сладко блаженство.

Такива характеристики на тези „случаи“ създават огромно изкушение да се справите с тях на първо място и нека, както се казва, целият свят ще почака. Излизането от водовъртежа на подобни псевдослучаи може да бъде изключително трудно, тъй като те наистина влачат човек. Но опитите за унищожаване на навика да се ангажират с тях не могат да бъдат изоставени.

Тези дейности включват:

• разговори за нищо, празни, безсмислени разговори (както по телефона, така и лично);
• същите като разговорите от предишния параграф, кореспонденция в месинджъри, социални мрежи, всякакви чатове;
• гледане на филми, сериали, телевизионни програми, които не носят семантичен товар, отвличайки вниманието от сериозни проблеми и дела, които предизвикват различни негативни емоции;
• компютърни и други (не образователни) игри.

Почивката за тялото и душата несъмнено е необходима, но има много други полезни начини да я упражнявате:

• четене на качествена литература;
• посещения на изложби, театри и музеи;
• игри, развиващи интелигентност;
• занимания в басейна, фитнес залата, пътувания до пързалки, пътувания извън града сред природата, пътувания и др.

Ако не можете напълно да премахнете вредните дейности от група D от живота си, тогава трябва да се опитате поне да ги отложите, да им обърнете внимание само когато нещата от групи А и Б са завършени. Но се опитайте да намалите времето изразходвани за "празни" дейности колкото е възможно повече ...

Има голяма вероятност случаят да бъде приписан на неподходяща група. Това е основният проблем при изграждането на йерархията на нашите приоритети. За да се справите по-лесно с него, трябва да се научите как да отговаряте на два въпроса с две думи – „да“ или „не“. Например: „Приключването на този случай ще ми помогне ли да се доближа до основната си цел?“ Отговорът "да" означава важността на случая, отговорът "не" означава маловажност.

„Ако не разреша този проблем сега, той ще загуби ли своята актуалност утре?“ Отговорът „да“ означава спешност на въпроса, отговорът „не“ не е спешност. След като определите категорията за всеки урок по този начин, първо направете неща от група А, а след това от група Б.

Най-доброто време за създаване на матрица е да започнете нов ден. Помислете добре какви задачи ви предстоят в близко бъдеще и ги запишете под формата на редовен списък. След това тествайте всеки един, като използвате горните въпроси и ги поставете в квадратчетата според отговорите. Не забравяйте да споменете най-малките и незначителни неща, които просто губят времето ни.

Общият брой задачи определяте сами. След като разделите случаите на подходящи категории, можете да напишете в тетрадка или да създадете в организатора на телефона обичаен удобен списък в низходящ ред на спешност и важност, така че първите в списъка са случаи от група А, втори от B, трети от C, а от D изобщо не е нужно да го записвате. Не забравяйте, че задачите от групи A и C трябва да бъдат делегирани на семейство, приятели, колеги или подчинени. Но група Б – това са нещата, които е важно да правите сами.

Всеки, който има нужда от нея, може да използва матрицата на Айзенхауер. Това е добре, защото ще бъде еднакво полезно за всички, независимо от възрастта и социалния статус: на ръководителите на организации и предприятия, и на обикновените работници и служители, и на домакините, и на студентите, и на децата, учещи в училищата.

Нека да разгледаме пример за това как могат да изглеждат ежедневните записи на Айзенхауер.

Група спешни и важни въпроси:

• карам колата до сервиза за ремонт, тъй като имам нужда от нея за работа;
• представя тримесечен отчет;
• справяне с проблема с банкова карта.

Група не спешни, но важни въпроси:

• разработване на нова тема и очертаване на основните направления на новия проект;
• откажете цигарите;
• научи английски;
• купете членство във фитнес залата.

Група спешни, но не важни въпроси:

• отидете на годишнината на Сан Санич от правния отдел;
• поздравете всички в социалните мрежи за първия ден на пролетта.

Група неспешни и маловажни случаи:

• почистете килера;
• разглобявайте нещата на мецанина;
• гледайте сериала;
• играй с папагала.

Матрицата на Айзенхауер може да се сравни със система за пречистване, филтър, който ви позволява да се отървете от ненужните неща. В началото може да се наложи да го съставяте ежедневно, но с натрупването на опит ще започнете да усещате на ниво интуиция кой бизнес към коя категория принадлежи. И веднага щом такава система за управление на времето бъде овладяна и се научите да я използвате ефективно, както и правилно да разпределяте случаите в квадранти, веднага ще почувствате прилив на свобода.Ще започнете да имате време да правите всичко навреме и в същото време да не бързате, животът ви ще се върне към нормалното, целите, които изглеждат непостижими, изведнъж ще започнат да се постигат. И ще ви бъде гарантирано наличието на отлично състояние и приповдигнато настроение, енергия и жизненост.

Дисциплината е в основата на успеха. Със сигурност сте обърнали внимание на такива хора, които нямат такива качества, те са във вихър от безкрайни "афери", през цялото време правят нещо празно, безсмислено, но според техните твърдения е невъзможно важно. И гледката на тези хора е постоянно уморена, изтощена, изгубена, нещастна. Те винаги са раздразнени, суетни и неспокойни.

Ако не искате да бъдете такива и не искате да предизвиквате само съчувствие и съжаление у хората, тогава трябва да действате на принципа на обратното. Ако всичко се случва за тях и искате противоположни резултати, тогава трябва да действате по противоположни начини. А именно: да поставите в ред дисциплината, да овладеете техниките за самоорганизация, да се придържате към ясни планове, графици и режими, ясно да разберете кога и какво да правите и най-важното за какво е всичко това, каква е целта. И матрицата на Айзенхауер ще бъде отличен помощник за вас по тези въпроси.

В крайна сметка не напразно нейният основател, чието име носи тя, успя да изгради такава шеметна кариера и да стане един от най-известните и обичани президенти на американския народ, както и много успешен военачалник. И всичко това въпреки факта, че този велик човек е роден в бедно семейство. Можете спокойно да вземете пример от такива хора и да използвате инструментите, които са измислили.