Резюме

Съвети за писане на автобиография на секретар

Съдържание

Какво прави специалист?
Структура
Какво не е необходимо да се уточнява?
Как да напиша мотивационно писмо?
Проби

Секретарят на фирмата поема задачата да организира дейността на трудовия колектив и по-специално на ръководителя на фирмата. Това е помощник на ръководителя на компанията, поради което към кандидатите за тази свободна позиция се налагат доста строги изисквания. Нека се спрем по-подробно на въпросите за съставяне на успешна автобиография за кандидатстване за длъжността секретар.

Какво прави специалист?

Работата на всеки секретар изисква умението за бързо преминаване от един вид работна дейност към друг. Този човек изпълнява най-различни задачи, но всички те имат за цел да помогнат на първия човек на компанията в работата му, както и да спестят неговото работно и лично време. Традиционно работните функции на този специалист включват офис работа, работа с телефон, мини-автоматична телефонна централа и офис оборудване, преразпределение на разговори, както и организиране на срещи, командировки и друга работа.

Рецепционист отговаря за първоначалното приемане на клиенти и посетители, комуникацията по телефона, получаването на факсове, както и сервизната поддръжка при преговорите на ръководителя.
Длъжностните задължения на администратора включва организиране на най-ефективното взаимодействие на служителите на предприятието, поддържане на ред в офис пространството, обслужване на офис оборудване, осигуряване на офиса на компанията с всички необходими канцеларски материали и стоки за бита.
Задачите на личен асистент мениджър са малко по-различни. Този специалист винаги е наясно с предстоящите събития.На плещите му пада насрочването на работните срещи на началника, изпълнението на личните му задачи и много други задачи, които обикновено се договарят за всеки отделен случай.
Съдебен секретар обикновено прикрепен към един съдия - този служител участва в съдебните заседания и извършва цялата необходима документална работа. Съдебният секретар се занимава с архивиране на документи, предаване на материали в деловодството, водене на протокола от съдебното заседание, както и изпращане на призовки. Изискванията за тази позиция са много високи: служителят трябва да има висше юридическо образование и професионален опит от най-малко 2 години.
Преса секретар контролира въпросите на представянето на марката, взаимодейства с медиите, съставя селекция от подходящи новини. Личният асистент приема цялата кореспонденция, подготвя всички делови документи за първото лице на компанията, събира информация по един или друг начин, свързана с вземането на важни решения, а също така изпълнява еднократни нареждания от началника.

Има своя специфика и в дейността на нотариален помощник, секретар-преводач, както и служител на учебното звено в училището.

Структура

Всяко резюме се състои от няколко блока. По-долу са дадени препоръки какво да посочите във всеки от тях за бъдещия секретар.

Отговорности

В разширена версия списъкът със задачи на всеки секретар е както следва:

приемане на входящи писма и заявления, тяхното преразпределение, предаване на отговорни лица;
приемане на документация за подпис от началника;
отговаряне на входящи телефонни обаждания и пренасочването им;
организиране на бизнес преговори за началника;
изготвяне на жалби, писма и други документи по искане на началника;
подготовка на срещи и работни срещи, събиране на необходимите материали, уведомяване на всички участници в събитието за мястото и часа на тяхното провеждане, финализиране на протоколите от срещите;
предоставяне на услуги за организиране на среща на гостите на ръководителя;
контрол по изпълнението на разпорежданията на администрацията от служителите на дружеството;
осигуряване на администрацията на фирмата с офис консумативи, офис техника и други необходими за работа средства, допринасящи за безпроблемната работа на персонала;
приемане на посетители;
поддържане на архива на дружеството;
организиране на командировки за първо лице на фирмата: закупуване на билети, както и резервация на хотелски стаи;
изпълнение на други поръчки.

Ако кандидатствате за длъжността помощник-секретар, тогава бъдете готови, че списъкът със задължения ще бъде допълнен с проверка на документи, подготовка на аналитични прегледи, събиране на материали за доклади и речи.

умения

Успешният кандидат за длъжността секретар трябва да притежава следните умения, които могат да бъдат посочени в автобиографията:

офис работа;
провеждане на телефонни разговори;
среща и първоначално консултиране на клиенти;
поддържане на живота на офиса;
обработка на кореспонденция;
Организиране на събития и бизнес срещи;
управление на времето на ръководителя;
познаване на офис техника и офис програми за компютър.

Кои умения са приоритетни зависи от сферата на дейност на компанията... Например, ако имате нужда от секретарка в медицински център, тогава едва ли ще имате нужда от задълбочени познания за работата в офиса и работния процес, малко вероятно е да имате нужда от способността да съставяте документи за получаване на виза. Тази позиция изисква умение за общуване с клиенти, познаване на основите на медицинската наука, способност за общуване по телефона в големи обеми.

Постижения

Професионалните постижения са важни за всеки работодател, сред най-значимите обикновено са следните точки:

оптимизиране на работния процес на компанията;
създаване на оптимален работен климат в офиса;
организация на система за взаимодействие между отделите;
Подкрепа при пътуване;
координиране дейността на куриерските и почистващите услуги.

Професионални и лични качества

Компетентният секретар трябва да притежава такива важни качества като:

отвореност към общуване;
отговорност и фокус върху резултатите;
активна житейска позиция;
способност за изпълнение на задължения в многозадачна среда;
способността за бързо преминаване от една дейност към друга;
липса на лоши навици;
устойчивост на стрес;
точност и скрупулезност;
желанието да се доведе започнатото до края;
благоприличие;
способност за работа с лична информация;
Правилен устен и писмен език;
добро познаване на бизнес етикета;
способност за действие в екип.

работен опит

Ако вече сте работили като секретарка, тогава няма да ви е трудно да опишете трудовия си опит. Ще бъде много по-трудно за тези кандидати, които търсят работа по тази специалност за първи път. Липсата на опит обаче не е причина да се разстройвате, винаги можете да подчертаете ключовите умения, които притежавате.

Например, можете да посочите:

владеене на английски и испански език;
притежаване на всички основни офис програми;
познания за офис техника;
Писане с докосване с 10 пръста (300 знака в минута).

Винаги трябва да подчертавате своите „козове“ – това ще позволи на работодателя да види къде сте силни и да се заинтересува от вашата кандидатура.

Образование

За да се класирате за длъжността помощник-секретар в реномирана компания, трябва да имате висше образование. Ефективното изпълнение на задълженията обаче често изисква допълнителни курсове и обучения по деловодство, архивиране, както и обучение по работа с офис техника... В по-малките офиси секретарите често изпълняват задълженията на помощник адвокат или водят счетоводни записи. В този случай, съответно, ще ви е необходимо юридическо или икономическо образование.

При кандидатстване за длъжността секретар-администратор и рецепционист наличието на висше образование не е от съществено значение.

Какво не е необходимо да се уточнява?

Нека се спрем малко повече на това, което не е необходимо да се посочва в автобиографията.

Хобита и хобита... Не е необходимо да описвате подробно как обичате да отглеждате цветя / плетете / бродирате, в случай че бъдещата ви дейност няма нищо общо с това.
Целият наличен трудов опит. Много хора започват кариерата си с позиции като продавач, портиер или чистач. Ако работите повече от 10 години, ще бъде напълно достатъчно да останете на 2-3 места в подобна специалност.
Секретарят трябва да има приятен външен вид, така че е препоръчително да прикачите снимка към автобиографията. Тук обаче не са разрешени сексуални оттенъци - ограничете се до строга снимка за самоличност. Изображенията по бански или в ресторант може да бъдат неправилно възпроизведени.

Как да напиша мотивационно писмо?

Мотивационното писмо не е задължително, но въпреки това ще направи добро впечатление на потенциален работодател. Не си струва да повтаряте в него всичко, което е написано в самата автобиография. Тук трябва да посочите интереса си към свободното място и накратко да подчертаете наличието на основни умения и компетенциида ви помогне да изпълнявате професионалните си задължения.

В края на писмото ви благодарим за проявения интерес и изразете искрената си надежда за отговор.