Автобиография на офис мениджър: структура и препоръки за попълване

Успешната кариера започва с компетентно написване на автобиографията си и впечатлението, което прави. Ето защо е важно още с този документ да предизвикате интерес у работодателя. Правилната автобиография може да представи потенциалния служител като най-подходящия специалист за открита позиция. Това важи особено за младите хора, които тепърва започват трудовата си дейност, които трябва да могат да структурират дори минималния си трудов стаж в автобиографията си.

Много хора приравняват служебните отговорности на офис мениджър и секретарка. Има някои прилики: това е получаване на входящи обаждания и кореспонденция, писане на текстове, организиране на срещи и изпълнение на всички инструкции от ръководството. Но задълженията на офис мениджъра са насочени към осигуряване на живота на офиса. Те могат да бъдат много по-широки с възлагането на допълнителни компетенции на секретаря или помощник-ръководителя.

Автобиографията трябва да има ясна структура и прост език на представяне. Общоприетата форма на този писмен документ се състои от раздели с информация, поставени в определена последователност:

• Цел в кариерата;
• фамилия, име и отчество;
• Информация за връзка;
• целта на автобиографията;
• професионални компетенции, съответстващи на длъжността, за която кандидатства;
• образование (основно и допълнително);
• работен опит;
• лични качества;
• допълнителни данни;
• препоръки.

Още на етапа на автобиографията кандидатът ще може да се докаже добре, като го е издал в съответствие с всички правила на бизнес документ.

Ако използвате правилно принципите на дизайна, тогава читателят ще има положително възприятие:

• не е изписано заглавието "Резюме";
• обем - не повече от 2 страници А4;
• разделете текста на кратки, лесни за четене абзаци;
• Препоръчително е да използвате шрифтове Times New Roman или Arial с размер на основния текст - 12 пункта, заглавия - 20 пункта, подзаглавия - 14 пункта;
• всички преводи се съставят в списък;
• можете да подчертаете информацията, като я маркирате с удебелен шрифт или с по-големи букви (от 14 до 16 точки);
• текстът не трябва да има правописни грешки;
• информацията трябва да бъде представена накратко.

Принципите за писане на автобиография са еднакви за всички позиции.

• В секцията "Желана позиция" е необходимо ясно да се посочи името на свободното място. Ако няма информация за свободни позиции, трябва накратко да опишете сферата на вашия професионален интерес, например „ИТ специалист“. За тези без трудов опит, моля, посочете „стажант/асистент“ и сферата на работа, напр. маркетинг, финанси, ИТ.
• След това се посочват лични данни: фамилия, собствено име и отчество. Препоръчително е да ги поставите в центъра или от лявата страна. Често работодателите поставят изисквания за външния вид на кандидатите и искат да изпратят автобиография със снимка. Ако е необходимо, трябва да поставите най-успешната бизнес снимка в автобиографията си.
• В параграфа "Информация за контакт" отразете телефонния номер, имейл адреса, след което посочете датата на раждане и очакванията за заплата. Трябва реалистично да прецените уменията си, така че желаната заплата да бъде оправдана. Ако компанията има клонове, тогава е необходимо да се посочи готовност за преместване и командировки.
• Следващият блок е целта. Можете просто да напишете: „Вземете позицията на офис мениджър“.
• Образование. Списък на образователните институции, като се започне от последния, с датите на прием и завършване. Информацията за специалността и университета (университет, колеж) трябва да съответства на посочената в дипломата. Курсове, обучения, стажове, по-добре е да напишете тези, които се отнасят до позицията, за която служителят кандидатства.
• работен опит... Необходимо е да опишете трудовата си дейност по такъв начин, че работодателят да привлече вниманието към този кандидат. Първо се посочва последното място на работа. Достатъчно 5 организации. Описанието на предишен опит трябва да бъде конкретно, периодите на работа да бъдат посочени с точност до месеца, пълното име на фирмата с нейното кратко описание, заеманата длъжност, функционални отговорности - подробно. При правилното съставяне на този раздел трябва да се наблегне на предишните места на работа, които по функции са максимално близки до желаната позиция. Ще увеличи стойността на служителя, ако преди това е работил като секретар-асистент, адвокат, оператор на кол център.
• Постижения... Трябва да се опишат конкретни постижения в предишни работни места и да се посочат всички налични стимули от предишното ръководство.
• Професионални умения. Работодателите избират умен и активен служител, който знае как да се увери, че всички неща се правят навреме, а служителите смятат, че има човек, който се интересува от дреболии в домакинския офис. Освен това те търсят някой с високо ниво на емпатия, който сам може да види проблемите и да намери решения за тях. Ето защо си струва да се споменат само онези умения, които са от значение за предложеното свободно място.

Работни задачи:

• контрол;
• администрация;
• икономическа подкрепа;
• контрол;
• отчитане.

Стандартни задачи:

• грижа за офиса и служителите;
• пощенски и документооборот;
• среща с контрагенти и партньори;
• поръчване на вода, храна, мебели, оборудване.

Основни знания и умения на офис мениджър:

• опит в организирането на срещи;
• Притежание на правилата на бизнес етикета.

Успешният кандидат знае как да установи всички процеси в офиса и да контролира работата на отделите за поддръжка. Този специалист често е длъжен да следи рождените дни на служителите, да организира корпоративни събития, да изготвя поздравления, да купува подаръци, букети и сувенири.

За мен. Това е списък с лични черти на характера, които ще помогнат за изпълнение на задачите на съответната длъжност: организационни умения, съвестност, точност, независимост, търпение и гъвкавост.

Задължителни изисквания за офис мениджър:

• здрав разум;
• компютърна грамотност;
• граматически правилна реч;
• активност при решаване на възникващи проблеми.

Устойчивост на стрес, безконфликтност, добра памет и организираност са добре дошли.... Ефективните офис мениджъри се отличават и с наличието на определени лични качества: проактивност, отлични комуникативни умения и дружелюбие. При липса на трудов опит човек трябва да се съсредоточи върху упорита работа, усърдие, способност за учене и лесна адаптация в екип. Въпреки това, не трябва да включвате повече от 6 черти на характера в описанието.

В секцията „Допълнителна информация“ можете да включите любимите си занимания, както и това, че знаете как да шофирате кола. И последният раздел - “Препоръки” – представяне на характеристики и контакти на бивши лидери.

Мотивационното писмо се изпраща като допълнение към автобиографията. Понякога самите работодатели, когато публикуват свободни работни места в онлайн сайтове за заетост, поставят изискване да прикачат мотивационно писмо в отговора. В съдържанието му е необходимо да разкажете за вашите очаквания от бъдещо сътрудничество. Това ви дава възможност да бъдете поканени на интервю. Ето пример за мотивационно писмо.

„Изпращам автобиографията си за разглеждане за свободната позиция офис мениджър. Ще се радвам да работя в стабилна, голяма и реномирана компания. Сигурен съм, че именно в Mobile TeleSystems ще мога да реализирам допълнително своя потенциал.

Към днешна дата имам опит в работата като секретар на управителя, специалист по управление на кадровата документация. Надявам се, че отговорността, вниманието към детайлите на работата в офиса, придобито в предишни места, ще ме направят ваш ефективен служител.

Бих искал да получа покана за интервю и да разкажа по-подробно за професионалния си опит, както и да отговоря на всички въпроси.

С уважение, F. I."

Примерна автобиография за длъжността офис мениджър

Албина Кравцова

Дата на раждане: 30.09.1995

Цел: попълване на вакантна длъжност офис мениджър

Желан доход: от 45 хиляди рубли

график: пълна заетост

Готов за бизнес пътувания, готов за преместване.

Информация за връзка:

адрес на пребиваване:

телефон:

електронна поща:

Образование:

• PenzGTU, Пенза (2013–2017). Професионално обучение по индустрия. Профил "Икономика и управление".
• PenzGTU, Пенза (2013–2014). Професионално обучение по програма "Счетоводител".
• PSU (2010–2013). Управление и информатика в техническите системи.
• GOU "Строителен и комунален техникум в Пенза" (2005-2008). Оператор на компютъра.

Професионален опит

Информация за работа:

12. 2015 – 11. 2019

Старши специалист по поддръжка на Единната информационна система

• Приемане, регистриране и обработка на входящи информационни e-mail заявки и заявки.
• Разглеждане на рекламации и предоставяне на консултации.
• Събиране и анализ на информация за решаване на проблемите на потребителите на сайта.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Оператор на кол-центъра на Единната информационна система.

• Получаване на входящи повиквания, регистриране на повиквания.
• Консултиране на потребителите на сайта.

ООД „Глобал. RU"

01. 2010 – 04. 2013

Офис мениджър

• Организиране на офис работа и поддържане на живота, управление на кадровата документация, работа с бизнес документи, поща и интернет банкиране.

ООД "Инфотекс"

10. 2008 – 12. 2009

Специалист по човешки ресурси

• Управление на кадрови документи.

ТК "Фортуна"

01. 2007 – 09. 2008

Мениджър на акаунти

• Регистрация на абонатна документация, консултиране на абонати, продажба и активиране на sim-карти.

ЗАО НСС

Основни знания и умения:

• умения за работа с партньорски организации;
• умения за работа с компютър, офис техника и софтуер;
• умения за работа с документи, водене на деловодство;
• отлично познаване на офис работата;
• организация, внимание към детайла.

Допълнителна информация:

• чужди езици: английски (основно ниво);
• ниво на компютърно владеене: уверен потребител;
• компютърни програми: Photoshop, пакет MS Office;
• семейно положение, информация за деца: неомъжена, без деца;
• хобита, хобита: рисуване, творческа фотография, пътуване, психология.

Лични качества:

• устойчиви на стрес, имат опит в разрешаването на различни ситуации;
• способни да се учат.

Цели и житейски планове:

• работа в модерна компания с възможност за по-нататъшно развитие на лични и професионални качества за кариерно израстване;
• да придобия допълнителен опит, който ще ми позволи да развия нови умения, да разширя отговорностите си и по този начин да стана най-ефективният служител.

Препоръките са достъпни при поискване.