Видове бизнес разговор

Трябва да знаете как правилно да провеждате бизнес разговор. Тя трябва да бъде кратка и информативна. По време на бизнес разговор се разглеждат основно въпроси като по-нататъшно сътрудничество, заетост и голямо разнообразие от сделки.

На първо място, бизнес разговорът е устен контакт между двойка хора, които възнамеряват да сключат, заздравят или прекратят бизнес отношения. Второ, това предполага вербална комуникация между събеседници, които имат правомощията да решават работни въпроси, бизнес проблеми. На трето място, с помощта на разговор резултатът се постига най-бързо.

Бизнес разговорът е вид речева комуникация и за разлика от други методи за комуникация, като среща, бизнес кореспонденция, телефонни разговори, той има редица предимства:

• Бизнес разговорът ви позволява да се съсредоточите върху събеседника или групата хора, участващи в него, което означава, че е лично ориентиран.
• Директната комуникация се осъществява в удобна за двете страни среда, това води до по-бързо търсене на решения на проблемите.
• Също така, спокойна атмосфера създава по-благоприятни условия за установяване на силни лични взаимоотношения, което в процеса на работа води до по-лесно общуване между страните.
• Добра възможност за по-гъвкав подход към предмета на разглеждане.
• Намаляването на прекараното време, тъй като събеседникът реагира незабавно на изявленията, това допринася за бързото постигане на поставените цели.
• Много по-лесно е лично да убедите събеседника си в коректността и валидността на търсената позиция, което ще доведе до приемане на по-изгодна оферта за вас.
• Нивото на компетентност на мениджъра непрекъснато нараства поради отчитането на коментарите и оценките от другата страна.

Задачите, които се изпълняват чрез провеждане на разговор са много разнообразни.

Бизнес разговорът съдържа редица функции, които са от съществено значение за преговорите. Те включват:

• работниците в една област могат незабавно да обсъждат неотложни проблеми и да намерят решение за тях;
• намирайки се в една стая, партньорите съвместно търсят решения и се обмислят различни идеи за придвижване към целта;
• висока вероятност за сключване на сделки, печеливши за бизнеса;
• текущите стопански дейности са координирани, което води до качествен контрол на изпълняваните задачи;
• бизнес контактите са лесни за поддържане на подходящо ниво по време на разговора, а не по време на кореспонденция;
• има стимулиране на служителите чрез мотивационни идеи за активно участие в бизнеса.

Бизнес интервютата могат да се провеждат в три различни ситуации: наемане на нов служител, уволнение или провеждане на поучителен разговор за дисциплинарни нарушения.

Интервюто за работа се провежда във формат за въпроси и отговори, който е по-скоро като провеждане на интервю. Основното нещо е да получите надеждна информация за новия служител, за да идентифицирате неговите професионални качества.

Основните задачи на интервюто при кандидатстване за работа:

• разберете причината, поради която човек търси работа;
• определя неговата компетентност в необходимата работна област;
• да се идентифицират неговите слаби и силни страни, основните черти на характера, вероятно, особеностите на темперамента;
• разберете за постиженията, които служителят е постигнал в миналото;
• попита каква заплата очаква;
• определя какви инструкции очаква от властите;
• определи какви шефове са добри и ефективни за него.

Разговорът при уволнение на служител от работа се разделя на два вида: уволнение по собствено желание и принуда (поради съкращения на персонала и др.).

При провеждане на първия тип разговор е необходимо:

1. Идентифицирайте истинската причина за уволнението на служителя.
2. Определете как е бил мотивиран, какво е причинило такова решение (може би недоволство от производствения процес или невнимание от страна на мениджъра, негодувание срещу колеги).
3. Разберете какво не му подхожда на работа и обратно. Третата фаза е най-информативна.

Необходимостта от такъв разговор се крие в основната задача на шефовете - да се грижат за коригиране на грешки в управленските дейности и да наблюдават това на всяко ниво на производство.

Разговор със служител, който трябва да бъде уволнен, в специалната чужда литература се нарича "прощален разговор". Протича по различен начин:

1. Разговорът никога не се насрочва преди почивните дни или празниците, защото това може да развали настроението и да засегне не само самия служител, но и неговото семейство и близки.
2. Разговорът не се провежда на работното място на служителя, както и в стая, където работят голям брой хора, това носи голямо емоционално натоварване на подчинения, което може да доведе до определени последици.
3. Разговорът продължава 20 минути, тъй като служителят, който е чул неблагоприятната новина, не е емоционално настроен да слуша какво му се казва и да размишлява върху различните факти, които мениджърът се опитва да предаде, влизат в ситуацията.
4. Шефовете трябва да бъдат точни в представянето и коректни, в противен случай служителят може да бъде обхванат от съмнения относно честността на изразените думи, което ще доведе до спорове и обжалване на решения. Особено емоционалните хора могат да избухнат в сълзи на място.

В чуждата практика има специална "програма за рехабилитация" за съкратените. На практика шефовете търсят свободни места в друго предприятие, за да не се откаже служителят, отчаян в собствените си сили. Смята се също, че тази програма е полезна за поддържане нивото на авторитет на уволнените в очите на колегите и домакинствата.

На свой ред се провеждат дисциплинарни разговори при нарушаване на каквито и да е правила. Те изискват критична оценка на работата на служителя от ръководството. Следователно такъв разговор изисква:

1. Ръководителят е длъжен да получи цялата необходима информация за служителя и неговата длъжност, за да избегне грешни ситуации. Характеристиката на служителя трябва да бъде възможно най-точна и обширна.
2. Информацията трябва да идва последователно, защото добре структуриран разговор води до по-добро разбиране на проблема от страна на подчинения.
3. Има едно правило: не можете да критикувате личността на нарушителя, вниманието се обръща само на неправилно изпълнената задача. Това определение трябва винаги да се прилага.

Ключов инструмент е способността да задавате въпроси. Винаги си струва да се придържате към основния набор от правила за ефективна речева комуникация:

• Необходимо е правилно и ясно да установите контакт с предоставения ви събеседник, за да постигнете добър резултат и да намалите времето за ненужна комуникация.
• Необходимо е да се вземе предвид какъв вид работа върши, да се определят официалните му правомощия, да се зададе въпросът за границите на работната зона, за да се знае за какво точно отговаря служителят.
• Винаги трябва да се вземат предвид житейския опит и трудовия опит, както и неговите интереси извън сферата на работата, неговият мисловен процес. Всеки човек е индивидуален, което означава, че всеки има нужда от собствен подход. Методът на клишираните фрази няма да работи тук, винаги трябва да мислите.
• Работникът трябва да се отнася с уважение, без да се обръща внимание на възможните му дефекти в речта или външни дефекти.
• Основната цел на бизнес разговора е процесът на предоставяне на информация, той трябва да бъде организиран ясно по план, да не се страхувате да изложите идеите си, да опровергаете аргументите на събеседника, да изберете правилната аргументация, да формулирате точно своите твърдения и да не се налива вода. Не забравяйте, че решението винаги следва дискусия.

• Ако се стремите да разберете по-добре същността на възникналия проблем, тогава можете да избегнете дълги и ненужни разговори „наоколо и наоколо“, това ще ви помогне да повлияете по-силно на лицето или групата хора, участващи в деловия разговор.
• Правилното представяне и формулиране на проблема ще ви доведе до оценки, които могат да стимулират събеседника да изрази отношението си към проблема или да го мотивират да търси решения, да го освободи и да го принуди да изложи идея. Класификацията трябва да е ясна.
• Правилната организация на диалога ще ви помогне да разберете по-добре опонента си, ще ви помогне да избегнете безизходица или ситуации, които могат да ядосват, дразнят, дразнят. Ще ви помогне да запазите най-добрата атмосфера на разговора и да оставите приятно впечатление след това.

Ясно е, че правилата за подготовка за разговор може да варират и нито едно от тях не може да се нарече непогрешимо. Всичко зависи от развиващата се ситуация. Все пак ще бъде полезно да посочите следните възможности за подготовка:

• като начало това включва изготвяне на план за интервю;
• след това събиране и обработка на получения материал с цел повишаване на компетентността по водещия въпрос;
• винаги имате право да редактирате съществуващата информация, за това са измислени бизнес разговорите.

Изборът на правилното място за интервю определено може да повлияе на резултата от интервюто. Има няколко подхода, които се различават в зависимост от ситуацията. Лице, което не е служител на вашата фирма, може да бъде поканено на интервю извън офис сградата.

Друг пример: среща в офиса на интервюиращия, това обикновено се нарича специална стая. Тя трябва да бъде оборудвана с всичко необходимо. Обкръжението около вас и вашия събеседник трябва да е възможно най-удобно, основният фактор е спокойствието.

Изключете всички телефони. Предупредете вашите колеги, секретаря за планирана среща, защото непознати, ненужните телефонни обаждания са просто досадни, това може да попречи на постигането на поставените задачи, просто да пречи на процеса.

Има няколко правила по подразбиране, които деликатно, но могат значително да повлияят на резултата от бизнес разговор. Използваните техники често водят до положителни резултати. Необходимо е да се прилагат основните модели на поведение на партньорите по време на разговора. Структурните бизнес принципи също ще ви помогнат да се изкачите нагоре по корпоративната стълбица.

Не е необходимо да се срещате със служители на работното място. Мястото на срещата може да бъде ресторант, кафене, клуб и дори къща. Целта, която трябва да се преследва, е комфортът. Именно комфортът помага за постигане на най-добрия резултат. Но не бива да се увличате много, ако ситуацията изглежда по-скоро като „интимна“, това може да доведе до обратен резултат.

Моментът, в който решавате да проведете бизнес разговор, е много важен момент. Точно след като помислите по този въпрос, трябва да си уговорите среща. Това ще ви помогне и ще ви помогне, ако искате да прехвърлите инициативата на ваша страна, разбира се, и така самата ситуация ще бъде по-лесна за контрол.

След като сте решили мястото и времето, трябва да си поставите определени цели, които ще постигнете или искате да постигнете, след това да разработите стратегия, която ще следвате за това, и след това да формулирате структурата на разговора. Също така е важно да се вземе предвид местоположението на участниците. Основната технология е, че трябва да гледате на събеседника директно и на същото ниво.

Факти, които допринасят за успеха на бизнес разговор. На първо място, това трябва да включва професионализъм, в крайна сметка компетентността в избраната област и ясната визия на проблема ще ви помогнат да простите и бързо да се справите със задачите и да постигнете необходимата цел.

• Постоянният фокус върху резултата ще бъде ваше предимство, само прякото преследване на целта води до нейното постигане, нищо няма да се промени, ако продължите да лежите на дивана.
• Ритъм, необходимо е ясно да се очертаят задачите и целите, за да се следва ясно планът.
• Наситеността на разсъжденията ще създаде впечатлението, че вие ​​сте най-заинтересованият човек и ще получите "баничките".
• Но не трябва да забравяме за рамката за предаване на информация, въпреки че малко хумор все пак ще бъде подходящо.
• Не се страхувайте, ако разговорът не мине гладко веднага, често причината за неуспеха се крие не само във вас, но и в настроението на вашия събеседник.
• Много е важно как представяте информацията. Винаги трябва да избирате правилните думи. Аргументите трябва да са силни. Настроението е добро. Има увереност в гласа.

• Трябва да се избягват спорове и ненужно напрежение в разговора. Като начало преценете спокойно ситуацията, опитайте се да насочите разговора в правилната посока с помощта на изясняващи въпроси. Не трябва да проявявате неувереност или беззащитност в името на целта - да убедите или преубедите събеседника.
• Невъздържаните категорични преценки ще развалят същността на разговора, това не бива да се забравя. Хората често не могат да се съгласят, защото „колко хора – толкова мнения“. Намерете компромис, това винаги е бил най-добрият начин за справяне с необикновени въпроси и проблеми.
• Ако трябва да отговорите на повдигнатите възражения, първо се опитайте да спечелите време и да позволите на събеседника самостоятелно да отговори на собствените си въпроси и евентуално да ги опровергае.
• за това е подходящо косвено отхвърляне на проблема, изслушване на няколко възражения, за да се разбере основното, е необходимо да продължите да говорите със спокоен тон, а формулировката трябва да бъде смекчена, ако отговорът не изчака;
• личните пристрастия и преценки няма да ви помогнат;

• не бива да се бърза със заключение, защото има разлика между факт и мнение;
• в случаите, когато събеседникът се опитва да ви „провокира“ с ярка самонадеяност и се опитва да спори, трябва да заемете позицията на „чакане“ и да изчакате, докато самият той стигне до задънена улица;
• не забравяйте: решението винаги трябва да следва дискусията, в противен случай събеседникът може да ви критикува или да се съгласи с всичко, което няма да доведе до добър резултат.

Правилно структуриран разговор е вашият верен помощник. За да направите това, трябва предварително да се подготвите за разговора, да определите мястото и времето на срещата, да подготвите правилното влизане в контакт със събеседника, правилно да формулирате формулировката на проблема, да изберете правилната аргументация или опровержение на аргументите на събеседника, анализирайте алтернативни опции за излизане, изберете оптималното решение, поправете споразумението, правилно кажете сбогом.

В края на разговора трябва да анализирате комуникационните си тактики, както и резултата от разговора.

Наемането на служители изисква определени усилия, знания и опит от мениджъра. За тънкостите на провеждането на бизнес разговор на интервю вижте по-долу.