Етика и основни правила на бизнес комуникацията

Бизнес комуникацията е начин за комуникация между хората в процеса на извършване на предприемаческа дейност или изпълнение на трудови задължения. Тоест това е вид комуникация, която е свързана с производствения процес на продукт или предоставянето на каквато и да е услуга и не е свързана с лични или социални отношения между хората.

Цивилизованите бизнес комуникации се основават на спазването от неговите участници на определени неписани правила и норми, които допринасят за постигането на поставените от страните цели и поддържането на добри бизнес отношения между тях, необходими за по-нататъшно взаимноизгодно взаимодействие.

Основната разлика между бизнес отношенията и всички други е тяхното регулиране. Това означава наличието на определени граници в отношенията, обусловени от културните традиции, общочовешките морални принципи и изискванията на професионалната етика.

Етиката на бизнес комуникацията е един от компонентите на общата етика, който притежава всички характеристики на последната. В общ смисъл тази концепция може да се разглежда като един вид портфолио от идеи за морала, неговите норми и правила, които се ръководят от хората във взаимоотношения помежду си в процеса на производствена дейност.

Основните принципи на бизнес етиката са:

• получаване на облаги от максимален брой участници в бизнес отношенията;
• осигуряване на еднакъв достъп за всички страни по отношението до предмета на деловото правоотношение.

В бизнес комуникацията винаги има много остро противоречие между етичните норми и самата същност на предприемаческата дейност, която бизнесмените решават по различни начини. Във всеки случай, това решение се свежда до една от основните позиции:

• Същността на прагматичната позиция или принципа на утилитаризма е, че етиката и бизнесът са несъвместими понятия. Основното нещо е да постигнете максимални показатели за печалба по всякакъв начин. Предприемачите, които се придържат към тази гледна точка, се опитват да избягват да говорят за морал, социални задължения и етични стандарти.
• Цивилизованата позиция или принципът на моралния императив се основава на факта, че именно етиката може да помогне за максимизиране на печалбите, разширяване или укрепване на бизнес контактите, въвеждане и укрепване на етичните правила на поведение в обществото като цяло, което не може да не допринесе за по-нататъшен просперитет на бизнеса.

Бизнес етиката днес използва знания от различни области (етика, психология, научна организация на труда).

Има няколко основни задачи на етикета:

• Наличието на определени установени стандарти за поведение и необходимостта от спазването им опростяват процедурата за комуникация както с други организации, така и в рамките на работния колектив, тъй като е много по-бързо и по-лесно да се работи в съответствие с общоприетите модели. Спазвайки бизнес етикета, участниците в комуникацията имат ясна представа какво да очакват един от друг.
• Етикетът допринася за поддържане на нормални взаимоотношения с представители на външната среда на организацията, както и за създаване на работна среда в екипа.
• Също така поддържа моралния комфорт на всеки участник в комуникацията. В човешкия живот психическата стабилност често е по-важна от физическия комфорт. Съществуването на правилата на професионалните отношения допринася за получаването на удовлетвореност от работата на лицето.

Основните принципи на бизнес етикета се основават на факта, че при вземане на решение трябва да се направи така, че границите на действие да се комбинират с моралните ценности на другите участници в комуникацията и да могат да бъдат координирани с техните интереси. В същото време координацията трябва да има морално обоснована цел, за постигането на която трябва да се използват само етично подходящи инструменти.

Има няколко основни принципа:

• Междуличностни. Всяка комуникация, включително бизнес, се осъществява между хора с техните лични характеристики. И въпреки факта, че комуникацията между тях има професионална ориентация, междуличностните отношения все пак ще повлияят на процеса на взаимодействие.
• Приемственост. Същността на този принцип се крие в инициирането на постоянен контакт от участниците в комуникацията, ако попаднат в полезрението един на друг. Изхождайки от факта, че хората общуват както с вербални, така и с невербални средства, те постоянно споделят помежду си определена информация, на която всеки участник в комуникацията придава собствен смисъл и прави свои изводи.
• Целенасоченост. Всяко взаимодействие има конкретна цел или няколко цели. Те обаче могат да бъдат изрични или неявни. Когато говори пред публика, ораторът има изрична цел да предаде определен материал на публиката, и имплицитна – например да демонстрира на публиката своята забележителна интелигентност и красноречие.
• Многоизмерност. Този принцип предполага, че в бизнес отношенията има не само обмен на информация, но и регулиране на отношенията между страните. Тоест в професионалното взаимодействие неговите участници предават един на друг своето емоционално отношение, което действа като регулатор на техните бизнес връзки.

Въз основа на горните задачи и принципи на бизнес етиката е възможно да се формулират професионални етични правила, които са еднакво необходими за спазване както от обикновените служители в екипа, така и от мениджъра или собственика на предприятието.

Те са един от ключовите инструменти за успех в професия или бизнес:

• Точност и точност. Като част от професионални или търговски отношения, трябва да се опитате никога да не закъснявате за работа, среща или бизнес среща. В крайна сметка степента на уважение и доверие към човек, който продължава да чака през цялото време и в същото време губи времето на другите, бързо намалява. Такова качество от страна на другите говори за неспособността да се адаптира към съвременния ритъм на живот, ненадеждност. Също така е важно да ценим времето на другите и да не го отнемаме за ненужни разговори без тяхно разрешение.
• Ефективна организация на работното пространство... Работното място може да говори много за своя собственик. Ясно е, че ако се поддържа в ред, същото може да се каже и за мислите на човека. Освен това значително спестява работно време. В крайна сметка може да отнеме много време, за да намерите необходимия документ на работния плот, затрупан с документи.
• Вежливо общуване и уважение към другите... В бизнес отношенията е важно да уважавате и да се стремите да разберете събеседника, да можете да се поставите на негово място и да погледнете на ситуацията през неговите очи. Обидите и униженията в професионалната сфера са недопустими, както и викове, „силни“ изражения и грубост. Трябва да можете да действате не само в собствените си интереси. В същото време не трябва да проявявате прекомерен алтруизъм. Този тип поведение може да показва прекомерна мекота.

• Външен вид, подходящ за ситуацията. Винаги трябва да помните, че външният вид е важна част от бизнес комуникацията. Основното нещо в изображението не е наличието на скъпи атрибути, а чистота и спретнатост. Ако в офиса е възприет определен стил на облекло, тогава е по-добре да се придържате към него, за да не предизвиквате негативно отношение към себе си както от ръководството, така и от колегите.
• Работно отношение... Ако служителят е фокусиран върху резултатите, това има положителен ефект както върху кариерата му, така и върху ефективността на компанията. Отношението на "небрежност" никога не е достоверно. С такива служители фирмата едва ли може да се надява да постигне целите си.
• Сдържани жестове. Не забравяйте за личното си пространство. Бизнес етикетът не приема тактилен контакт между участниците в комуникацията. Не се допускат целувки и докосвания. Единственото нещо, което може да се случи, е ръкостискане. Също така си струва да се сведе до минимум различните жестове и изражения на лицето, защото те лесно могат да идентифицират намек или несигурност. Гърбът трябва да е изправен, погледът да е твърд, а движенията да са ясни.

• Правила за всеки. Бизнес етикетът е еднакъв за всички, и мъже, и жени. Бизнес дама също може да се ръкува със своя събеседник. В същото време тя не може да флиртува, да хвърля недвусмислени погледи или да се преструва на такава.Характеристиките на характера на участник в бизнес отношения не трябва да се оповестяват публично. Строгостта и сдържаността са основните правила, които трябва да се спазват в работната среда.
• Спазване на йерархията... В бизнес комуникацията на преден план излиза не полът, а принципът на йерархията. Тоест статусът на служителя се определя от мястото му на кариерната стълбица. Спазването на субординацията е едно от най-важните правила в бизнес отношенията.
• Отношения в екипа... Постигането на поставените от компанията цели е невъзможно без ефективен екип. Добрият екип се гради върху правилното взаимодействие между членовете му (равноправни отношения, липса на „любими“ и „жертви“, недопустимост на лични взаимоотношения).

• Поверителност... Служителите трябва да могат да пазят поверителна информация, служебна тайна, да не разпространяват за състоянието на нещата в компанията, да следят за защитата на личните данни.
• Бизнес тон в букви... При кореспонденция, изпратена от името на компанията, или в отговор на всеки документ, трябва да се придържате към правилата за бизнес кореспонденция.

В традиционното общество по отношение на ценностите и нормите на бизнес етикета в организацията има няколко типа човешко поведение:

• "дисциплиниран" - служител, отдаден на организацията, който напълно приема приетите в нея норми на поведение и се държи по такъв начин, че да не създава конфликт на интереси (собствени и на компанията).
• "Адаптация" - служител, който се държи в съответствие с общоприетите норми във фирмата, но не приема нейните ценности. Въпреки факта, че такъв служител спазва правилата, той не може да бъде наречен лоялен и лоялен към компанията. При екстремни условия за него той може да извърши действие, което противоречи на ценностите на компанията.
• "оригинал" - тип служител, който споделя ценностите на компанията, но установените в нея норми на поведение са неприемливи за него. В тази връзка такъв човек може да има конфликти с ръководството и колегите. Успешната адаптация на такъв служител е възможна само ако компанията по изключение му позволи да не спазва общите норми.
• "бунтовник" - служител, за когото ценностите и правилата, установени в организацията, са чужди. Въпреки предупрежденията, той разрушава бариерите и непрекъснато влиза в конфликт с другите на всички нива в йерархията. Необходимостта от придържане към определени модели се възприема негативно от него. Причината за това може да е нежеланието да се разбере важността на корпоративните норми и ценности и липсата на необходимите умения за това.

Особеностите на комуникацията, обусловени от професионални задължения или бизнес необходимост, зависят от нивото, на което или между кои нива на управленската йерархия се осъществява. Нека разгледаме всеки тип взаимодействие поотделно.

Основното съдържание на етичните правила в общуването между подчинен и ръководител се свежда до някои акценти:

• Подчиненият с поведението си трябва да допринесе за поддържането на комфортна психологическа атмосфера в екипа и да помогне на шефа си в това.
• Опит на подчинен да ръководи шефа ще се счита за проява на неспазване на йерархичния принцип и неуважение. Подчиненият има право да изрази мнението си пред ръководителя, но в правилната форма и като се вземе предвид позицията му.
• Не се допуска категоричен тон при общуване с ръководството.
• Свързването с ръководител се счита за неприемливо.

Характеристиките на категорията вертикални отношения отгоре надолу се определят от правилото: трябва да изградите отношения с подчинените по начина, по който бихте искали да изглежда връзката с лидера.

Лидерът трябва:

• стремете се да създадете сплотен екип, стремящ се към постигане на общи цели;
• разберете причините за трудностите, възникващи в процеса на професионална дейност;
• да привлича вниманието на подчинените към неизпълнените от тях нареждания на ръководството;
• да оценят достойнствата на своите подчинени;
• доверете се на подчинените си;
• признайте грешките си;
• третират всички служители еднакво.

Мениджърът не може:

• критикуват личността на служителя;
• прави коментари пред други подчинени;
• покажете на служителите, че мениджърът не контролира ситуацията.

Същността на правилата на етикета, отнасящи се до хоризонталната посока на отношенията, се крие в спазването на принципа на емпатията, тоест представянето на себе си в ролята на свой колега.

Някои примери за етикет на ниво служител-служител са:

• наричайте колегите по име, защото пътят към изграждането на приятелства лежи през името на човека;
• усмихвайте се и бъдете приятелски настроени с колегите;
• опитайте се да слушате колегите, не само себе си;
• третирайте всеки служител като личност;
• третирайте колегите възможно най-безпристрастно;
• опитайте се да споделяте отговорности при изпълнение на общи задачи;
• не давайте нереалистични обещания.

Още повече за най-важните умения за бизнес комуникация ще научите в следващото видео.