Ръководител на проекта: кой е той и какво прави?

Когато кажат „лекар“, „заварчик“, „учител“ или дори „метеоролог“, всички разбират горе-долу кой е и какво прави. Но "мениджърът на проекти" звучи някак по-неразбираемо. Вярно е, че не е толкова трудно да се разбере това, просто трябва да разгледате основните отговорности и функции, да проучите изискванията за позицията.

Професията „мениджър на проекти“ (в някои източници се нарича на английски Project manager) по-официално се нарича „мениджър на портфолио на проекти“. По този начин от името следва, че този специалист обикновено не работи с нито един проект: има няколко от тях наведнъж и трябва внимателно да балансирате вниманието си. Мениджърът на проекти може да работи с организации от голямо разнообразие от профили:

• уеб студия;
• издателства;
• търговски структури;
• промишлени предприятия;
• музикални групи;
• фирми за превоз на стоки;
• агенции за недвижими имоти и застрахователни агенции и др.

Може да изглежда, че няма нищо общо между тези области и няма място за един специалист във всички от тях. Въпреки това не е така. Във всяка област успехът зависи от подбора на екипа, неговата структура и разпределението на отговорностите. Тези три точки са основният фокус на ръководителите на проекти. Не дават заповеди „да изпратим такъв и такъв товар там и в такъв и такъв автомобил“, „тази година отиваме на турне там“ или „започваме производството на алуминиеви тръби със сечение 20 мм. "

Едно от предимствата вече е посочено. Това е, което ръководителят на проекти по принцип може да намери място за себе си във всяка област на дейност. Това обаче води до сериозен недостатък: не всеки разбира ясно защо изобщо е необходим такъв специалист. Така се оказва, че в различните организации отговорностите му не са еднакви. В някои случаи на ръководителите на проекти се възлага изборът на изпълнители, изготвянето на текущи и дългосрочни планове и вземането на оперативни решения. В други им се поверяват само функциите на секретар и обикновен координатор и не се допускат до никакви важни въпроси или дори значима информация. Ако говорим за реално управление на проекти, тогава това е доста нервна работа. Ще трябва постоянно:

• да е наясно със състоянието на определена сфера на дейност, може би повече от една;
• изучаване, поне в общи линии, "кой какво прави и защо";
• следете новините в сродните професии;
• да може бързо да взема решения при липса на информация;
• намират контакт с голямо разнообразие от хора и дори им помагат да установят работни взаимоотношения помежду си;
• незабавно превключвайте между различни проекти.

Но това е идеална зона за прилагане на сила за общителни хора, които са готови на подобни рискове, на постоянен емоционален и интелектуален стрес. Работата като ръководител на проекти учи на отговорност и способност за бързо адаптиране към най-трудната ситуация. Дори ако на работа или в ежедневието няколко проблема „паднат“ върху такъв човек наведнъж, тяхното решение ще бъде намерено възможно най-бързо и ефективно. В много области ръководителите на проекти често пътуват, понякога дори в чужбина - това може да се счита както за плюс, така и за минус.

Тези професионалисти трябва да се примирят с претоварването с информация. И не само с информация: за преките изпълнители и техните ръководители всеки бизнес, всяко усложнение в този бизнес е емоционално оцветено. Колкото и да се абстрахира мениджърът от тези емоции, те пак ще го изпреварят. И ако някакъв план се провали, дори и по обективни причини, които не биха могли да бъдат предвидени, най-често виновен е човекът, отговорен за проекта.

Работните задачи на ръководителя на проекти могат да бъдат силно зависими от областта, в която работи. Този човек взаимодейства с клиента (с ръководството на организацията или с други хора, които си поставят основните цели). Той отговаря за идентифицирането на ключови изисквания, приоритизирането на тези изисквания. Предполага се, че такъв специалист е готов по всяко време да демонстрира какво вече е направено и постигнато за всяка задача, какво остава да се направи в близко бъдеще... Демонстрирайте не само „всъщност, че нещо работи и вече е готово“, но и във формата на пълноправен отчет.

Позицията на проектен мениджър предполага редовно и дори непрекъснато наблюдение на спазването на сроковете. Този специалист е първият помощник на общото ръководство. Той е този, който трябва бързо да го информира, ако нещо се обърка, необходими са нови ресурси, нови кардинални решения, допълнителни служители по проекта. В същото време той също е длъжен да строи най-доверчивите отношения със служители на всички нива. Пропускането на един човек или липсата му на участие в случая е достатъчно, за да направи ужасен провал.

Но премиерът трябва да взаимодейства още по-задълбочено с екипа, който получава. Той трябва да участва в набирането и формирането на групата, в разпределението на отговорностите между участниците. При преразпределение, ако е необходимо, в обучение и прилагане на необходимите умения.

Мениджърът за поддръжка на проекти също прави много по следните точки:

• организация на работния процес;
• настройка на взаимодействието в реално време;
• разрешаване на конфликти;
• контрол на качеството на извършената работа;
• идентифициране на най-ефективните и най-малко ефективни изпълнители;
• сравнение на различни версии на продукта, независимо разработени от отделни изпълнители;
• проследяване на рентабилността и практичността на проекта.

Но това са всички характеристики в общия случай. И ръководителите на проекти също са разделени на по-специфични специализации. Да вземем специалист по програми за заплати. Такива служители работят в почти всяка търговска банка. Казано накратко, те работят върху оригинален банков продукт - начисляване на пари по карти за заплати на служителите.

Броят на проектите за заплати във всяко предприятие може да бъде всякакъв - това е продиктувано от удобството на счетоводството и финансовото счетоводство. Следователно мениджърът трябва да е готов да работи с проекти от всякакъв мащаб. Този мащаб обаче не влияе на нивото на отговорност. Така или иначе специалист трябва да се опита да направи всичко, за да бъде по-изгодно за компанията да си сътрудничи с него, а не да търси друга банка... Следователно той ще трябва да се задълбочи в нюансите на документооборота, финансовата и счетоводната документация, данъчното облагане, движението на финансовите потоци.

При ръководителя на строителни проекти ситуацията е различна. Той ще трябва да следи как се използват най-новите технологии на строителната площадка. В условията на бурното развитие на строителната индустрия, характерни за нашата страна, този специалист несъмнено ще си намери приложение. Всяка конструкция изисква:

• много одобрения;
• ясни планове и графици;
• обосновка на икономически и технологични показатели;
• провеждане на търгове и покупки;
• избор на оборудване и материали;
• подбор на служители за пряка работа;
• проследяване на безопасността на имущество на строителна площадка или в използвано складово съоръжение;
• пълно взаимодействие с организации, отговарящи за жилищно-комуналната инфраструктура.

Във всеки един от тези процеси във всеки един момент нещо може да се обърка. И ръководителят на проекта е длъжен да предвиди подобни усложнения. И ако възникне проблем, законното му задължение е да разреши проблема възможно най-скоро.

Мениджърът на образователни проекти е малко по-различен в това отношение.... Той търси например лектори за нови образователни програми. Той наблюдава въздействието на съществуващите програми за привличане на хора и за пълното им обучение. При подобни дейности е невъзможно без много близък контакт с маркетолози и мениджъри по продажбите, от една страна, учители (преподаватели) и студенти, от друга.

Привидно мистериозен статус като напр дигитален проект мениджър. При внимателен прочит на самия термин е лесно да се разбере, че този специалист се концентрира върху всички произведения, които се изнасят в дигиталното пространство. И всяка година са все повече и повече. Но корпоративните дейности на отдалечени сървъри и в облачни приложения трябва да се координират много внимателно. Въпреки че може да изглежда виртуално, всъщност загубите от неправилно взето решение, от непоследователност в работата или изтичане на информация се измерват в напълно реални пари.

Мениджър на дигитални проекти е длъжен да се стреми към повишаване на прозрачността на целия обмен и управление на информация в организацията. Звучи не съвсем ясно, но е по-лесно да се каже това: така че да е ясно откъде идва това или онова решение или действие, кой го инициира.Съответно ръководството ясно ще разбере кого да награди и насърчи и кого да накаже за неподходяща инициатива или дори да изгони за бездействие.

Ще ви трябва също:

• осигуряват възможно най-простия достъп до необходимата информация;
• да ограничи този достъп, като разпредели на всеки определен кръг от данни, необходими за работа (но не повече);
• променяйте графиките според нуждите;
• преразпределят отговорностите.

BIM мениджър-дизайнер е уникална в много отношения професия. Той ще се появи официално у нас едва през 2020 г. Но всъщност вече има спешна нужда от технологии от клас BIM. Изводът е, че такъв мениджър придружава проекта през цялото му изпълнение. Той ще трябва да събере всички практически и икономически параметри на програмата заедно, за да ги управлява заедно.

Проектът, създаден и контролиран от BIM мениджъра, е изграден по такъв начин, че дори ако индикаторите са частично променени, всички зависими параметри ще бъдат автоматично променени по подходящ начин. Най-често терминът BIM се отнася до строителната индустрия. Тя включва съставянето на специални триизмерни модели на изследваните обекти.

Вече кратък преглед на основните дейности на ръководителя на проекти и спецификата на неговите дейности показва: този човек трябва да е устойчив на силен стрес. И дори до няколко напрежения едновременно, защото понякога трябва да извършвате няколко работи наведнъж. В същото време ръководителят на проекта трябва да бъде "многозадачен", тоест моментално превключване между отделни задачи. Той трябва да притежава лидерски качества, за да води хората в точния момент. Или просто така, че инструкциите му да се приемат сериозно. Също така важна роля ще играят:

• общо интелектуално ниво;
• познаване на професионалната терминология в конкретни области, в които се изпълнява проектът;
• общителност;
• гъвкавост;
• способността да се анализира значително количество информация;
• ориентация към резултата;
• постоянство и отдаденост;
• самодисциплина;
• способността стриктно да управлявате времето си и да не се поддавате на изкушението да коригирате графика.

Основните професионални умения са:

• професионален опит на обикновена позиция във всяка област;
• практически лидерски опит (най-малко 1 година);
• стриктно познаване на определена област на дейност;
• владеене на английски език на устно и писмено ниво;
• способността да „кажеш не“ навреме както на екипа, така и на отделните му представители, и дори на клиента (за да не се забъркваш в това, което очевидно е непостижимо);
• желание и способност за интегриране в текущите бизнес процеси;
• стратегическо мислене и внимание към детайла;
• способност за водене на преговори;
• познаване на пазара и характеристиките на потребителите.

Основните точки за овладяване на тази професия се дават от всеки друг опит във всяка друга професия. Но е невъзможно да се ограничим до това и да гледаме тематични видеоклипове в интернет. Определено трябва да се опитате да получите тематичен стаж в студио или агенция със съответната специализация. Можете също да опитате да се запишете на подготвителни курсове лице в лице. Намирането на работа е най-добре в позната област. Тези, които дойдоха при ръководители на проекти от медицината - в търговски клиники, мениджъри по продажбите - в търговската сфера и т.н. Вие също трябва да имате предвид:

• необходимостта от внимателно проучване на списъка със задълженията, преди да кандидатствате за свободно работно място;
• объркване в длъжностните характеристики за ръководители на проекти с мениджъри по продажбите, маркетолози и т.н.;
• необходимостта от преминаване на тестове;
• оптималните параметри на тези тестове (добрите HR специалисти в добра компания ще оценят ръководителя на проекта за няколко часа и няма да провеждат много часове тестване);
• възможност за кандидатстване за почти всяка свободна позиция без опит или с минимален опит.